Vị trí: Cán bộ Hành chính và Phiên dịch viên (CBHC)
Phòng/ban: Nhân sự và Hoạt động Hỗ trợ
Văn phòng: ChildFund Việt Nam – Văn phòng Cao Bằng
Quản lý trực tiếp: Quản lý Vùng
Tình trạng hợp đồng: Toàn thời gian
GIỚI THIỆU VỀ TỔ CHỨC
ChildFund Australia là một tổ chức phát triển quốc tế độc lập hoạt động với đối tượng chủ yếu là trẻ em và cộng đồng để tạo ra những thay đổi bền vững và có ý nghĩa thông qua việc hỗ trợ sự phát triển dài hạn của cộng đồng và thúc đẩy quyền trẻ em.
ChildFund Australia trực tiếp thực hiện các chương trình phát triển lấy trẻ em làm trọng tâm tại Việt Nam, Papua New Guinea (PNG), Cambodia, Lào và Myanmar, và làm việc phối hợp với các đối tác trong Liên minh ChildFund nhằm thực hiện chương trình tại các quốc gia Châu Á, Châu Phi và Châu Mỹ.
Chương trình được tài trợ từ các nguồn đóng góp của chương trình quan hệ tài trợ, các nhà tài trợ, các nguồn quyên góp và một số nguồn khác. ChildFund Australia có một chương trình quan hệ tài trợ trẻ phủ trên diện rộng với hơn 55,000 trẻ em tại 24 quốc gia được người dân Australia tài trợ.
Mục tiêu của ChildFund Australia là nhằm tạo ra các chương trình phát triển chất lượng mang tính tôn trọng, đáp ứng nhanh và đạt hiệu quả.
ChildFund Việt Nam là văn phòng đại diện cho ChildFund Australia - tổ chức phát triển quốc tế độc lập và phi tôn giáo, hoạt động vì mục tiêu nhằm xóa đói giảm nghèo cho trẻ em sống tại các quốc gia đang phát triển.
ChildFund bắt đầu làm việc tại Việt Nam từ năm 1995 và triển khai các chương trình phát triển cộng đồng tập trung vào các mảng chính là giáo dục, nước sạch vệ sinh môi trường, sinh kế bền vững, an ninh lương thực, chăm sóc y tế cho bà mẹ và trẻ em, bao gồm cả phòng chống HIV, quyền trẻ em và bảo vệ trẻ em.
Các chương trình của ChildFund được thực hiện tại các tỉnh miền núi phía Bắc Việt Nam bao gồm Bắc Kạn, Cao Bằng và Hòa Bình, nơi đa số là người dân tộc thiểu số, vốn thuộc đối tượng dễ bị tổn thương và xao nhãng trong xã hội.
QUAN HỆ/ CƠ CẤU BÁO CÁO
CBHC báo cáo cho Quản lý Vùng.
CBHC làm việc chặt chẽ với các cán bộ tại VP PTV, Quản lý Văn phòng, Điều phối Công nghệ thông tin (CNTT), Cán bộ Nhân sự và Cán bộ Tài chính Chương trình tại Văn phòng Hà Nội.
VAI TRÒ
CBHC chịu trách nhiệm và đảm nhận vai trò dẫn đầu trong các hoạt động quản lý hành chính khác nhau thông qua việc xử lý hiệu quả thông tin liên lạc, phổ biến thông tin, tiếp tân, quản lý văn phòng, các chức năng hỗ trợ hành chính nói chung và biên/phiên dịch một cách chính xác cho khách và thư từ quốc tế của ChildFund nhằm đảm bảo các hoạt động của VP PTV đạt chất lượng cao và ổn định và đóng góp vào tầm nhìn của ChildFund trong công cuộc giảm nghèo và nâng cao chất lượng đời sống của trẻ em.
TRÁCH NHIỆM CHÍNH
1. Quản lý Hành chính và Văn phòng
- Đón tiếp khách và du khách;
- Đảm bảo thiết bị văn phòng được nhân viên, khách và nhà tư vấn sử dụng hiệu quả (điều hòa, máy tính, máy in, máy faxx, điện thoại, máy photocopy,v.v);
- Bảo dưỡng các hệ thống thông tin liên lạc hoặc các thiết bị khác như: điện thoại, email, máy fax, máy photocopy,v.v khi cần thiết hoặc theo hợp đồng kỳ hạn;
- Hỗ trợ các nhóm khác về hành chính khi được yêu cầu như dịch vụ xe, văn phòng phẩm, v.v và chuẩn bị thanh toán;
- Tổ chức dịch vụ hậu cần cho các cuộc họp, hội thảo và hội nghị tại địa phương.
2. Hành chính Nhân sự
- Hỗ trợ Quản lý Vùng và Quản lý Điều hành Tổ chức trong:
- làm lại Giấy Đăng ký hoạt động với chính quyền tỉnh và chịu trách nhiệm giữ lại một (1) bản sao;
- thuê văn phòng;
- tư vấn về việc mua thiết bị mới phù hợp với việc mở rộng nhân sự và sự cần thiết phải thay thế thiết bị cũ;
- thực hiện giới thiệu và làm quen cho cán bộ mới tại VP PTV;
- thuê và giám sát trực tiếp Vệ sinh viên và Bảo vệ làm việc tại VP PTV;
- luôn luôn chủ động và đi đầu trong việc xây dựng, duy trì và đẩy mạnh sự hợp tác và bền vững giữa các nhóm trong văn phòng, tạo ra môi trường làm việc lành mạnh và hợp tác cho tất cả các nhóm.
- Các nhiệm vụ hành chính nhân sự khác được Quản lý Điều hành Tổ chức và Quản lý Vùng giao như:
- giám sát bảng chấm công và/hoặc thời gian làm việc của nhân viên VP PTV, báo cáo các thông tin có liên quan cho Quản lý Vùng khi cần;
- chuẩn bị cho việc tuyển dụng, tham gia phỏng vấn ứng viên cho các vị trí tại VP PTV,v.v
- quản lý ngày nghỉ của nhân viên VP PTV và gửi bản tổng kết ngày nghỉ cho Cán bộ Nhân sự hàng tuần;
- hỗ trợ công tác hậu cần cho các hội thảo, tập huấn nội bộ tổ chức tại Vùng và chuẩn bị báo cáo tóm tắt đánh giá sau khóa học;
- các nhiệm vụ được giao khác.
3. Phiên dịch và Biên dịch
- Phiên dịch cho khách quốc tế đến thực địa (dưới sự phân công và điều phối của Quản lý Vùng trong quyền hạn công việc);
- Dịch chính xác các tài liệu dự án và thư từ từ Anh-Việt và Việt-Anh;
- Hỗ trợ dự án thông qua cung cấp dịch vụ phiên dịch đạt chất lượng cao trong các cuộc họp, hội thảo, hội nghị được tổ chức tại VP PTV.
4. Hỗ trợ dịch vụ CNTT tại VP PTV
- Hỗ trợ Điều phối CNTT trong việc sao lưu định kì và xử lý lỗi máy chủ tại VP PTV;
- Tiếp nhận các báo cáo lỗi trên máy trạm từ cán bộ trong VP PTV và xử lý lỗi theo hướng dẫn của Điều phối CNTT;
- Đảm bảo các lỗi đã xảy ra đối với các trang thiết bị máy tính và văn phòng (bao gồm cả thiết bị đã hỏng) được thông báo kịp thời cho Điều phối CNTT. Các lỗi này được cập nhật vào logbook (excel) và gửi về cho Điều phối CNTT mỗi tháng một lần;
- Giám sát người dùng tại VP PTV tuân thủ các chính sách sử dụng trang thiết bị đúng theo chính sách sử dụng tài nguyên IT của tổ chức;
- Giám sát chất lượng của các dịch vụ bên ngoài liên quan đến trang thiết bị văn phòng như: đổ mực in, sửa đường Internet, sửa máy tính hỏng phần cứng, phần mềm v.v.;
- Là cầu nối liên hệ giữa các cán bộ tại VP PTV và Điều phối CNTT trong các vấn đề về kỹ thuật liên quan đến các trang thiết bị tại VP PTV.
5. Các trách nhiệm khác
- Đặt khách sạn, sắp xếp thuê xe cho cán bộ ChildFund hoặc nhà tư vấn;
- Hỗ trợ Cán bộ Dự án dịch các thư/tài liệu dự án từ Anh sang Việt khi được yêu cầu;
- Hỗ trợ dự án/chương trình kết nối mạng lưới thông tin liên lạc với đối tác trong tỉnh, quảng bá hình ảnh của ChildFund trong tỉnh;
- Tham gia các cuộc khảo sát, đánh giá mang tính kỹ thuật, thiết kề và thực hiện dự án mới, đóng/mở vùng dự án, tham gia học tập và các cuộc hội thảo theo những nhiệm vụ cụ thể do quản lý trực tiếp yêu cầu;
- Tham gia xây dựng các tài liệu truyền thông và/hoặc bộ công cụ tập huấn theo sự hướng dẫn của quản lý trực tiếp;
- Tham gia giám sát các hoạt động, sự kiện tổ chức tại cộng đồng khi được yêu cầu.
6. Mua sắm
- Lấy báo giá và đặt hàng các nguồn cung cấp văn phòng như văn phòng phẩm và thiết bị văn phòng chung theo đúng ngân sách của tổ chức, tôn trọng chính sách mua sắm quốc gia thông qua việc tìm nguồn cung ứng với giá, chất lượng và dịch vụ tốt nhất, và đảm bảo lấy được các báo giá và giá thầu;
- Phối hợp và hỗ trợ các dự án khác mua sắm các thiết bị khi được yêu cầu.
7. Quản lý và Báo cáo tài chính
- Hỗ trợ thông tin trong việc giải quyết các vướng mắc tài chính;
- Thúc đẩy việc hoàn thành báo cáo tài chính Văn phòng, rà soát báo cáo tài chính của dự án và hỗ trợ giải quyết các vấn đề tài chính khi cán bộ dự án vắng mặt;
- Chuẩn bị và hoàn thiện Báo cáo Tài chính hàng tháng về toàn bộ chi phí vận hành của VP PTV; làm việc chặt chẽ với Quản lý Văn phòng và Cán bộ Nhân sự tại văn phòng Hà Nội và nhân viên hành chính tại các VP PTV khác và Cán bộ Tài chính Chương trình của ChildFund để kiểm soát và kiểm tra tất cả các chi tiêu hàng tháng và hàng năm và để đảm bảo rằng chúng đã được phân bổ theo đúng ngân sách được phê duyệt;
- Theo dõi chi phí theo ngân sách phê duyệt và cung cấp các báo cáo ngân sách thường xuyên theo biểu mẫu quy định bao gồm giải thích những chênh lệch lớn.
8. Phát triển tổ chức
- Đóng góp tích cực vào công cuộc phát triển và nâng cao các giá trị, môi trường văn hóa cũng như phương thức tiếp cận mang tính học hỏi của ChildFund;
- Đóng góp vào môi trường làm việc nhóm hiệu quả của văn phòng cũng như của toàn tổ chức.
9. Tư cách đại diện và Xây dựng mối quan hệ
- Tham gia vào các cuộc hội thảo và các cuộc họp khác liên quan đến lĩnh vực hành chính;
- Thiết lập mối quan hệ chia sẻ thông tin thích hợp với các nhân viên ở các vị trí tương tự trong các tổ chức phi chính phủ quốc tế khác, các viện và cơ quan nhà nước ở Việt Nam và quốc tế.
YÊU CẦU VỀ PHẨM CHẤT/ TRÌNH ĐỘ/ KINH NGHIỆM
Năng lực cốt lõi của Tổ chức
- Cam kết với các giá trị, tầm nhìn và sứ mệnh của ChildFund Australia, thể hiện niềm tin vững chắc vào mục đích cốt lõi của ChildFund Australia và thể hiện các giá trị của tổ chức trong hành vi ứng xử và công việc hàng ngày.
- Làm việc theo nhóm: khả năng làm việc với các thành viên khác trong nhóm một cách hợp tác và linh hoạt, hiểu rõ vai trò cần thực hiện với tư cách của một thành viên trong nhóm.
- Giao tiếp hiệu quả: khả năng giao tiếp rõ ràng và thuyết phục trong cả nói và viết.
- Tấm gương về sự liêm chính và trách nhiệm giải trình: nghĩa vụ của mỗi cá nhân chúng ta là chịu trách nhiệm giải trình về công việc / hành động của mình, chấp nhận trách nhiệm đối với mỗi nhiệm vụ và báo cáo / chia sẻ kết quả một cách minh bạch.
- Linh hoạt và có thể thích nghi: khả năng đáp ứng các điều kiện thay đổi và đáp ứng các yêu cầu mới của tổ chức, với sự linh hoạt và tự chủ.
Năng lực Chuyên môn
- Có kiến thức về pháp luật, thực hành và hệ thống chính quyền liên quan đến lĩnh vực phát triển tại Việt Nam; cũng như các điều kiện và văn hóa vùng miền khác nhau của Việt Nam sẽ là một lợi thế;
- Có khả năng thực hiện các hoạt động chi tiết với một mức độ chính xác cao;
- Có kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian hiệu quả, có thể quản lý nhiều công việc ưu tiên;
- Có khả năng xây dựng mối quan hệ công việc, cả trong và ngoài tổ chức;
- Kỹ năng làm việc nhóm linh hoạt, hiệu quả, giao tiếp tốt;
- Cẩn thận, đáng tin cậy, trách nhiệm và luôn đúng giờ;
- Thành thạo nói và viết tiếng Anh và tiếng Việt;
- Kỹ năng biên phiên dịch tốt (Tiếng Anh/Tiếng Việt);
- Sử dụng máy tính thành thạo và có kinh nghiệm về thông tin máy tính (bao gồm bảng tính, dữ liệu), thông thạo các gói phần mềm Windows và E-mail.
Trình độ chuyên môn và kinh nghiệm
- Tốt nghiệp đại học bằng ngoại ngữ tiếng Anh;
- Có ít nhất hai năm kinh nghiệm trong công việc hành chính và biên/phiên dịch tại các cơ quan nhà nước hoặc các tổ chức tương tự.
ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC VÀ CÁC YÊU CẦU KHÁC
- Đây là một vị trí làm việc toàn thời gian tại VP Cao Bằng, thường xuyên đi công tác đến các vùng dự án ChildFund trong tỉnh, thỉnh thoảng có chuyến đi công tác liên quan đến công việc đến Văn phòng Hà Nội và các vùng khác tại Việt Nam;
- Tuân thủ các văn bản chính sách bảo mật/thỏa thuận được yêu cầu;
- Ứng viên được tuyển chọn sẽ có hợp đồng trong bảy (7) tháng. Lương sẽ được quy định dựa trên kinh nghiệm làm việc, bằng cấp và hệ thống thang bảng lương của tổ chức ChildFund;
- Ứng viên được chọn cho vị trí này còn phụ thuộc vào kết quả thẩm định Lý lịch tư pháp do Sở Tư pháp địa phương và ký Cam kết An toàn cho Trẻ em;
- Người đảm nhiệm vị trí này cần cung cấp Lý lịch tư pháp mới hai (2) năm một lần hoặc bất cứ khi nào ChildFund yêu cầu;
- Cam kết và tuân thủ các chính sách và quy trình của ChildFund;
- Các quyền lợi được hưởng cũng như các điều kiện làm việc khác được qui định rõ trong cuốn Cẩm nang Hoạt động và quy trình Đánh giá công việc & Phát triển nhân viên (PDP) của ChildFund.
TRÁCH NHIỆM TIÊU CHUẨN VỀ AN TOÀN VÀ SỨC KHỎE NƠI LÀM VIỆC
- Tuân thủ mọi chính sách và quy trình về an toàn sức khỏe nơi làm việc và chịu trách nhiệm cho mọi hành vi và sai sót của mình để không gây ảnh hưởng tới sức khỏe và an toàn của các đồng nghiệp khác tại nơi làm việc.
Hồ sơ bao gồm:
- CV (Tiếng Anh)
- Thư xin việc (Tiếng Anh)
- Các bằng cấp liên quan
Gửi về địa chỉ mail: jobs.for.ngo.hanoi@gmail.com
Hạn nộp hồ sơ: 12/03/2017
Thông tin liên hệ: Chị Quyên. Tel: 043 8265118